Od 1.1.2022 už nemusíte archivovať účtovné doklady v papierovej forme. Digitalizáciou účtovníctva papier nahrádza scan prípadne elektronický dokument vystavený vaším dodávateľom. Podľa zákona sa bude považovať elektronický dokument za riadny účtovný a daňový doklad. Tu sú základné otázky a odpovede, na ktoré odpovedala účtovná firma Consultare Digital
Faktúry a bločky dostávam v papierovej forme. Ako ich digitalizovať?
Účtovné doklady, ktoré vám prídu poštou alebo ich obdržíte pri nákupe v papierovej podobe, môžete od nového roka nascanovať prostredníctvom skenera alebo odfotiť napríklad mobilom, pričom musí byť tento doklad čitateľný. Digitálne doklady môžete archivovať vo formáte PDF či JPG.
Som povinná digitálne doklady nejako označovať?
Scany dokladov by mali byť scanom originálneho dokladu, ktorý neobsahuje žiadne ďalšie údaje, ktoré si tam doplníte ručne typu interné číslo dokladu alebo pečiatka o zaúčtovaní. Digitálne doklady si môžete označiť v názve scanu napr. interným číslom dokladu.
Akým spôsobom budem digitálne doklady archivovať?
Digitálne doklady či už scany dokladov alebo elektronické doklady je potrebné archivovať na úložisku vo vašom serveri alebo na akomkoľvek nosiči USB, SSD pevné disky a podobne. Digitalizáciu účtovníctva neopomenuli ani účtovné spoločnosti, ktoré prispôsobujú účtovné programy na to, aby si scany dokladov mohli podnikatelia ukladať a archivovať priamo v účtovnom softvéri. Nahratie prílohy elektronického dokladu do účtovného softvéru sa považuje za zákonom splnenú formu archivácie dokladov. Účtovné doklady je potrebné archivovať po dobu 10 rokov.
Musím mať na digitálnych dokladoch zaručený elektronický podpis?
Elektronické doklady ani scany dokladov nie je potrebné mať podpísané zaručeným elektronickým podpisom napr. cez občiansky preukaz. Digitálne doklady, ktoré budete archivovať musia mať svoju digitálnu značku, kto tento doklad vytvoril alebo kto ho zaúčtoval a archivuje ho. V účtovných softvéroch bude táto značka zabezpečená ak doklad zarchivuje používateľ pod svojím ID a heslom, ktoré má v účtovnom softvéri.
Ako zabezpečím, aby mi klienti posielali doklady elektronicky?
V súčasnosti je bežné, že si podnikatelia medzi sebou doklady zasielajú elektronicky prostredníctvom e-mailu. Doklady zaslané touto formou si môžete od roku 2022 automaticky nahrať do svojich účtovných softvérov. Nato aby ste mohli používať elektronickú komunikáciu na zaslanie dokladov je potrebné mať podpísanú dohodu o elektronickom doručovaní, kde budú presne stanovené e-mailové adresy, na ktoré sa doklady majú posielať, prípadne to zahrniete do zmluvy s vaším obchodným partnerom.
Bude daňový úrad pri kontrole akceptovať digitálne doklady?
Scan dokladu alebo elektronicky vytvorený doklad bude od roku 2022 spĺňať náležitosti daňového dokladu a teda takto archivovaný doklad bude plne akceptovaný daňovou kontrolou. V tomto prípade bude potrebné pri daňovej kontrole zabezpečiť elektronický prístup k účtovným dokladom finančnej správe.
Som povinná prejsť na digitálnu formu účtovníctva?
Zákon od roku 2022 umožňuje archiváciu a vedenie účtovníctva v elektronickej podobe. Archivácia originálov papierových dokladov bude aj naďalej možná. Digitálna forma archivácie je dobrovoľná.
Zaúčtujú sa mi digitálne doklady automaticky?
Nahratím scanov a elektronických dokladov do účtovných softvérov si položíte otázku, či sa vám tieto doklady aj zaúčtujú. V súčasnosti existujú už rôzne softvéri na vyťažovanie dát z účtovných dokladov, ktoré zabezpečujú nahratie údajov do účtovných softvérov. Nejde však o účtovanie dokladov, ale o zápis údajov z dokladu ako číslo faktúry, dátumy, sumy a pod. Aby sa účtovníctvo dalo považovať za digitálne je potrebné vyvinúť formu umelej inteligencie, ktorá bude dokladom priraďovať aj zaúčtovanie. Účtovníka to však úplne nenahradí, keďže bude nutné zaúčtovanie vždy skontrolovať.
